Email, je kunt er veel tijd aan kwijt zijn. Je inbox doornemen lijkt uren te duren. Alle email doornemen duurt nog langer. En dan moet je je email nog ordenen. Jij hebt er vast al een aantal handigheidjes voor. Maar hoe kan jij anderen helpen het verwerken van hun email te vergemakkelijken?
Onderwerp
Zet tussen blokhaken in 1 woord wat de lezer kan verwachten in de email. Dit kan zijn een uitnodiging, voorstel, foto’s, fyi of vraag. Dit geeft een snelle indicatie over de inhoud van de email. Geef daarna een verduidelijking op hetgeen je in de blokhaken hebt gezet. Zorg ervoor dat dit kort en duidelijk is en slaat op de inhoud van de email.
Een duidelijk onderwerp ziet er dus zo uit:
[voorstel] Datum etentje
[uitnodiging] Met de familie naar de dierentuin
Inhoud email
Zorg voor een duidelijke opbouw van je email.
Een duidelijke opbouw van een email ziet er als volgt uit:
- Aanhef: voor wie de email bestemd is.
- Details: geef aan wat de aanleiding is voor deze email. Beschouw het onderwerp als de inleiding.
- Actiepunten: verwacht je iets van de lezer? Ga jij iets doen? Geef dat dan hier aan.
Zet voorafgaand aan elk onderdeel een duidelijk (vetgedrukt, als dit mogelijk is) kopje, dit benadrukt de logische opbouw.
Wanneer je consequent nette email verstuurt zal de lezer met plezier jouw email in behandeling nemen en sneller antwoorden.
